Who we are

The MOSAIC Fulfillment app for Shopify is operated by Ruka Hore s.r.o. (MOSAIC fulfillment). The app connects a merchant's store to the MOSAIC warehouse: it hands orders to the warehouse for packing and shipping and returns stock levels, tracking numbers and documents to the store. It is free; the warehouse service requires a contract with MOSAIC, whose partners receive an API key.

For the personal data of the merchant's customers we act as a processor; the controller is the merchant who installed the app.

Data we process

For every order the warehouse fulfills, the app passes to the warehouse: the recipient's name, shipping address, phone number and e-mail address, the order number, the ordered items and prices, the shipping and payment method, the chosen pickup point and the cash-on-delivery amount.

Pickup points: when the customer (or the merchant on their behalf) picks a pickup point, the app stores the chosen point (carrier code, name, address, opening hours) with the order.

Reminder: if the customer hasn't picked a pickup point, the app may have the warehouse send reminder e-mails (at most three per order) to the order's e-mail address, read from Shopify at the moment of sending. The warehouse sends them with the merchant's sender configured at the warehouse (or its own, when none is set) and keeps a record of each e-mail sent.

Returns: if the merchant enables the MOSAIC Return portal, the app provides order data (number, items, prices, contact and address details) to the warehouse when a customer opens a return or complaint and verifies it with the order number and e-mail.

Merchant data: the store domain, Shopify access tokens and the warehouse API key (both encrypted), and the app settings.

We do not process payment card data, storefront visitor data or marketing profiles.

Purpose and legal basis

The sole purpose is order fulfillment: packing, shipping, delivery to an address or a pickup point, returns and refunds. The legal basis is the performance of the contract between the customer and the merchant and the contract between the merchant and MOSAIC.

Data is never used for marketing, profiling or automated decision-making and is never sold.

Storage and access

The app's database keeps order identifiers and fulfillment state, the chosen pickup points, and an event log. For each order sent to the warehouse the event log keeps a copy of the order as it was sent (including the recipient's contact and address), so a disputed order can be reconstructed.

Delivery data also lives in the rukahore (MOSAIC) warehouse system and is accessible only to warehouse staff and the carrier delivering the parcel.

The app runs and stores its database in the EU: servers of Hetzner Online GmbH in Nuremberg, Germany; database backups are kept in DigitalOcean Spaces in Frankfurt, Germany, encrypted at rest by the provider.

All transfers are encrypted (HTTPS); API keys and access tokens are encrypted at rest. Access to the systems is restricted to authorised staff.

Retention

The app's event log keeps routine records for 90 days and records of sent orders, payments, refunds and failures for 1 year; then they are deleted automatically.

When Shopify sends a customers/redact request, the app deletes the event log entries and pickup point choices of the named orders. When a merchant uninstalls the app, Shopify sends shop/redact 48 hours later and the app then deletes all of the store's data.

The warehouse keeps order data for as long as needed for fulfillment, returns and statutory accounting and tax obligations (typically 10 years for accounting records under Slovak law), under its contract with the merchant.

Customer rights

Customers exercise their rights (access, rectification, erasure, restriction, portability, objection) with the merchant they bought from. The app handles Shopify's customers/data_request (it records which of the customer's orders it processed) and customers/redact (see Retention) requests automatically.

Merchants and customers can reach us at dev@rukahore.sk. The supervisory authority is the Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic.

Changes

The current version is always available at this address. Merchants are notified of material changes by e-mail.

Kto sme

Aplikáciu MOSAIC Fulfillment pre Shopify prevádzkuje Ruka Hore s.r.o. (MOSAIC fulfillment). Aplikácia prepája obchod merchanta so skladom MOSAIC: objednávky odovzdáva skladu na zabalenie a expedíciu, do obchodu vracia stav zásob, sledovacie čísla a doklady. Je zadarmo; služby skladu vyžadujú zmluvu s MOSAIC, ktorej partneri dostanú API kľúč.

Vo vzťahu k osobným údajom zákazníkov merchanta vystupujeme ako sprostredkovateľ; prevádzkovateľom je merchant, ktorý si aplikáciu nainštaloval.

Aké údaje spracúvame

Pri každej objednávke, ktorú sklad vybavuje, aplikácia odovzdá skladu: meno príjemcu, doručovaciu adresu, telefónne číslo a e-mailovú adresu, číslo objednávky, objednané položky a ceny, spôsob dopravy a platby, vybraté výdajné miesto a sumu dobierky.

Výdajné miesta: keď zákazník (alebo za neho merchant) vyberie výdajné miesto, aplikácia uloží k objednávke vybraté miesto (kód dopravcu, názov, adresu, otváracie hodiny).

Pripomienka: ak si zákazník výdajné miesto nevybral, aplikácia môže dať skladu poslať pripomienkové e-maily (najviac tri na objednávku) na e-mail z objednávky, ktorý načíta zo Shopify v momente odoslania. Sklad ich posiela s odosielateľom merchanta nastaveným v sklade (ak nie je nastavený, so svojím) a o každom odoslanom e-maile si vedie záznam.

Vratky: ak merchant zapne reklamačný portál MOSAIC Return, aplikácia poskytne skladu údaje objednávky (číslo, položky, ceny, kontaktné a adresné údaje) vo chvíli, keď zákazník založí vratku alebo reklamáciu a overí sa číslom objednávky a e-mailom.

Údaje o merchantovi: doménu obchodu, prístupové tokeny Shopify a API kľúč do skladu (oboje šifrované) a nastavenia aplikácie.

Nespracúvame platobné údaje (čísla kariet), údaje o návštevníkoch obchodu ani marketingové profily.

Účel a právny základ

Jediným účelom je vybavenie objednávky: zabalenie, odoslanie, doručenie na adresu alebo výdajné miesto, vrátenie tovaru a refundácia. Právnym základom je plnenie zmluvy medzi zákazníkom a merchantom a zmluva medzi merchantom a MOSAIC.

Údaje nepoužívame na marketing, profilovanie ani automatizované rozhodovanie a nikomu ich nepredávame.

Kde sú údaje uložené a kto k nim má prístup

Databáza aplikácie uchováva identifikátory objednávok a stav ich vybavenia, vybraté výdajné miesta a záznam udalostí. Pri každej objednávke odoslanej do skladu záznam udalostí uchováva kópiu objednávky tak, ako bola odoslaná (vrátane kontaktu a adresy príjemcu), aby sa sporná objednávka dala dohľadať.

Údaje potrebné na doručenie sú aj v skladovom systéme rukahore (MOSAIC) a majú k nim prístup len pracovníci skladu a dopravca, ktorý zásielku doručuje.

Aplikácia beží a jej databáza je uložená v EÚ: na serveroch Hetzner Online GmbH v Norimbergu (Nemecko); zálohy databázy sú v DigitalOcean Spaces vo Frankfurte (Nemecko), poskytovateľ ich ukladá šifrované.

Prenos údajov prebieha šifrovane (HTTPS); API kľúče a prístupové tokeny sú uložené šifrované. Prístup k systémom majú len poverené osoby.

Doba uchovávania

Záznam udalostí aplikácie uchováva bežné záznamy 90 dní a záznamy o odoslaných objednávkach, platbách, refundáciách a chybách 1 rok; potom sa automaticky vymažú.

Na požiadavku Shopify customers/redact aplikácia vymaže záznamy udalostí a vybraté výdajné miesta uvedených objednávok. Po odinštalovaní aplikácie pošle Shopify o 48 hodín požiadavku shop/redact a aplikácia vtedy vymaže všetky údaje obchodu.

Sklad uchováva údaje objednávok po dobu nevyhnutnú na vybavenie, reklamáciu a splnenie účtovných a daňových povinností (spravidla 10 rokov pre účtovné doklady podľa slovenskej legislatívy), podľa zmluvy s merchantom.

Práva zákazníkov

Zákazník si svoje práva (prístup, oprava, výmaz, obmedzenie spracúvania, prenosnosť, námietka) uplatňuje u merchanta, u ktorého nakúpil. Aplikácia automaticky spracúva požiadavky Shopify customers/data_request (zaznamená, ktoré objednávky zákazníka spracovala) a customers/redact (pozri Doba uchovávania).

Merchant aj zákazník nás môžu kontaktovať na dev@rukahore.sk. Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Zmeny tejto informácie

Aktuálna verzia je vždy dostupná na tejto adrese. O podstatných zmenách merchantov informujeme e-mailom.